Kako organizirati self check-in, koje informacije poslati gostu i gdje završava automatizacija, a počinje odgovornost domaćina.
Što self check-in zapravo znači
Self check-in nije samo kutija s ključem. To je jasan tijek u kojem gost prije dolaska dobiva upute, unosi potrebne podatke i zna kako sigurno pristupiti objektu.
Dobar proces smanjuje čekanje i ponavljanje poruka, ali domaćinu ostavlja pregled i kontrolu. Gost ne treba instalirati aplikaciju niti otvarati račun samo da bi dostavio podatke.
Poruka gostu treba sadržavati
- sigurnu poveznicu za unos podataka
- adresu i provjerene upute za dolazak
- vrijeme od kojeg je ulazak moguć
- način preuzimanja ključa ili pristupnog koda
- kontakt za poteškoće
- kratku napomenu o prijavi u eVisitor
Kada poslati self check-in poveznicu
Najpraktičnije je poslati je nekoliko dana prije dolaska, a podsjetnik samo gostima koji obrazac još nisu dovršili. Tako poruke ostaju korisne, a ne naporne.
Ako je kalendar povezan iCal poveznicom, nova rezervacija može automatski pripremiti individualni self check-in link. Domaćin ga zatim samo kopira u Booking, Airbnb, WhatsApp ili e-mail poruku.
Sigurnost prije praktičnosti
Pristupne kodove ne šaljite prerano ni kroz javne kanale. Podatke iz dokumenata ne držite u običnim bilješkama i ne tražite fotografije dokumenata ako nemate jasan, siguran proces.
Proces koji gost razumije
Koristite kratke rečenice, objasnite zašto tražite podatke i ostavite mogućnost ručnog unosa kada skeniranje nije praktično. Na završnom ekranu jasno recite da je obrazac zaprimljen i da će domaćin provjeriti podatke.
Self check-in podataka nije isto što i predaja ključeva
U ePrijavi self check-in znači da gost putem poveznice pripremi podatke za prijavu boravka. Ne znači automatsko otključavanje apartmana niti zamjenjuje dogovor o ključevima. Upute za dolazak i pristup smještaju trebaju biti zasebno jasne gostu.
Također, popunjen obrazac ne znači da je službena prijava završena. Iznajmljivač treba pregledati podatke i provjeriti ishod prijave u eVisitor. Taj korak treba uključiti u svakodnevnu rutinu dolazaka.
Kako organizirati dolazak jedne obitelji
Primjer: rezervacija je za dvije odrasle osobe i dvoje djece. Domaćin šalje poveznicu povezanu s tom rezervacijom i zamoli gosta da pripremi podatke svih osoba koje dolaze. Kada je obrazac ispunjen, domaćin uspoređuje broj prijavljenih osoba s rezervacijom te provjerava podatke svakog gosta i datume.
Ako dio podataka nedostaje, dogovorite dopunu prije dolaska ili ih unesite uz gosta po dolasku. Nemojte pretpostaviti da ispunjavanje podataka nositelja rezervacije obuhvaća i ostale osobe.
Poruka kojom objašnjavate poveznicu
Poštovani, veselimo se vašem dolasku! Kako bismo pripremili prijavu boravka, molimo ispunite podatke gostiju na poveznici koju vam šaljemo za vašu rezervaciju. Obrazac se otvara u pregledniku, bez instalacije aplikacije. Podatke možete upisati ručno. Ako trebate pomoć, javite nam se kroz ovaj kanal. Upute za preuzimanje ključeva poslat ćemo zasebno.
Poveznicu pošaljite kroz kanal kojim već komunicirate s gostom. Objasnite tko prikuplja podatke i zašto, bez pritiska da gost koristi skeniranje. Nikad ne koristite poveznicu jedne rezervacije za nepovezane goste.
Pripremite sljedeću prijavu gosta uz ePrijavu. Povežite rezervaciju i podatke gosta te ih provjerite prije slanja u eVisitor.