Automatizacija prijave gostiju: od rezervacije do eVisitora

Zašto ručni proces puca usred sezone

Kada rezervacija stiže na jedan kanal, podaci gosta u poruci, a eVisitor se otvara tek nakon dolaska, svaka prijava zahtijeva nekoliko prebacivanja i provjera. Uz više apartmana raste mogućnost pogrešnog datuma, objekta ili dokumenta.

Automatizacija ne znači da sustav samostalno donosi sve odluke. Dobar proces automatizira ponavljanje, a domaćinu ostavlja završnu provjeru osjetljivih podataka i službenog statusa.

Četiri dijela dobrog procesa

• rezervacija ulazi kroz povezani kalendar
• za dolazak nastaje jedinstveni self check-in link
• gost unosi podatke prije dolaska
• domaćin provjerava i završava prijavu u eVisitor

Koje radnje vrijedi automatizirati

Automatski se mogu pripremiti dolasci, linkovi i podsjetnici, označiti nepotpuni obrasci te poslati obavijest kada je gost završio. To su ponavljajuće radnje s jasnim pravilima.

Provjeru identiteta, neuobičajene dokumente, posebne osnove boravka i greške u službenom sustavu treba ostaviti vidljivima čovjeku. Cilj je manje tipkanja, ne manje kontrole.

Mjerite ono što stvarno štedi vrijeme

• prosječno vrijeme obrade jedne prijave
• udio gostiju koji obrazac ispune prije dolaska
• broj prijava s ručnim ispravkom
• broj propuštenih ili kasnih odjava
• broj poruka potrebnih do dovršenog self check-ina

Uvedite proces bez rizika

Počnite s jednim apartmanom i nekoliko dolazaka. Provjerite poruku gostu, izgled obrasca, obavijesti i završni status. Tek kada je tijek jasan, povežite ostale jedinice.

Zadržite kratku kontrolnu listu za iznimke. Automatizacija je najkorisnija kada osoblje zna što sustav radi, gdje staje i kada treba ručno intervenirati.

Kako odabrati aplikaciju za prijavu gostiju

• Provjerite treba li gost instalirati aplikaciju ili može dovršiti obrazac u pregledniku.
• Isprobajte ručni unos uz OCR/MRZ: očitavanje može pogriješiti pa pregled i ispravak moraju ostati dostupni.
• Provjerite podržava li vaš način rada s objektima i rezervacijama, te što konkretno prenosi kalendarska integracija.
• Razlikujte cijenu po gostu od cijene po rezervaciji. Usporedite pretplatu, kupnju paketa, rok korištenja i stvaran broj gostiju u sezoni.
• Pročitajte pravila privatnosti i popis pružatelja obrade. Provjerite gdje vidite ishod prijave i kako tražite pomoć u slučaju pogreške.

Što u ePrijavi ostaje na provjeri domaćina

Automatizacija smanjuje prepisivanje, ali ne uklanja potrebu da domaćin provjeri gosta, dokument, jedinicu i razdoblje boravka. Dovršen self check-in je korak prikupljanja podataka; završetak službene prijave potvrđuje se prema rezultatu slanja u eVisitor.

Prije kupnje paketa prođite demo, povežite svoj eVisitor račun i provjerite prve prihvatljive besplatne prijave. Postojeći paketi i cijene prikazani su na početnoj stranici, pa ih usporedite sa svojim stvarnim brojem gostiju.