Rezervacija na Bookingu ili Airbnbu i prijava u eVisitor dva su različita koraka. Organizirajte podatke, self check-in i provjeru statusa.
Prijavljuju li Booking i Airbnb automatski goste?
Potvrda rezervacije na Bookingu ili Airbnbu sama po sebi nije potvrda prijave gosta u eVisitor. Za iznajmljivača u Hrvatskoj to su dva odvojena postupka: prodajni kanal bilježi rezervaciju, a službena evidencija bilježi osobe i njihov boravak. Ako koristite dodatnu integraciju, provjerite njezin stvarni rezultat, a ne samo status rezervacije.
Prema gov.hr, pružatelji usluge noćenja obuhvaćeni tom obvezom prijavljuju goste u roku od 24 sata od dolaska te odjavljuju boravak u roku od 24 sata od odlaska. Obveza se ne mijenja zato što je gost rezervirao preko aplikacije.
Jedna rezervacija može uključivati više gostiju
Ime nositelja rezervacije nije potpuni popis osoba koje će boraviti u apartmanu. Prije dolaska potvrdite stvarni broj osoba i prikupite podatke za svakog gosta. Posebno provjerite obitelji i grupe, kod kojih poruke obično vodi samo jedna osoba.
Nemojte podatke prepisivati iz nadimka profila ili pretpostaviti da je osoba koja je platila ujedno gost. Podatke usporedite s odgovarajućom identifikacijskom ispravom. Ako se broj gostiju promijeni, uskladite stvarni boravak, rezervaciju i prijavu.
Povežite kalendar i pripremite dolazak
Za organizaciju rada možete povezati Booking i Airbnb iCal kalendare s odgovarajućom smještajnom jedinicom u ePrijavi. Nakon uvoza provjerite datume i objekt. Povezani kalendar pomaže pratiti dolaske, ali ne treba očekivati da će sadržavati sve osobne podatke potrebne za prijavu.
iCal se osvježava u intervalima. Promjena termina ili otkazivanje zato se možda neće odmah pojaviti u drugom sustavu. Kod rezervacije u zadnji čas provjerite i izvorni kanal, a prije slanja uputa potvrdite da je rezervacija aktivna.
Pošaljite gostu kratku poruku s obrascem
Uz rezervaciju pripremite individualnu self check-in poveznicu i pošaljite je kroz kanal kojim komunicirate s gostom, u skladu s pravilima tog kanala. Objasnite da se podaci koriste za prijavu boravka i da gostu nije potrebna nova aplikacija. Za osobe koje ne mogu dovršiti obrazac zadržite mogućnost pomoći pri dolasku.
Primjer poruke: Pozdrav, veselimo se vašem dolasku. Radi pripreme prijave boravka molimo unesite podatke za sve goste putem naše self check-in poveznice: [poveznica]. Ako nešto nije jasno, javite nam se ovdje. Upute za pristup apartmanu poslat ćemo zasebno prije dogovorenog dolaska.
Provjerite unos i rezultat prijave
Nakon što gost dovrši obrazac, provjerite dokument, broj osoba, objekt i stvarni datum dolaska. Unaprijed prikupljeni podaci služe pripremi; nisu dokaz da je osoba već stigla. Tek zatim dovršite službenu prijavu i pogledajte njezin status.
Ako sustav vrati pogrešku, zapišite što treba ispraviti i provjerite rezultat nakon ponovnog pokušaja. Nemojte više puta naslijepo slati isti zahtjev. Važno je razlikovati zaprimljen obrazac, pripremljene podatke i potvrđenu prijavu.
Zatvorite krug nakon odlaska
Svaki dan kratko pregledajte odlaske i otvorene boravke. Raniji odlazak, produženje i promjena apartmana zahtijevaju provjeru službene evidencije. U timu odredite tko prati te iznimke kako isti zadatak ne bi ostao između dvije smjene.
ePrijava pomaže povezati podatke gostiju s rezervacijom i smanjiti ponovno tipkanje. Prije prvog stvarnog dolaska prođite demo, provjerite postupak na mobitelu i pripremite jednu jasnu poruku gostima.
Pripremite sljedeću prijavu gosta uz ePrijavu. Povežite rezervaciju i podatke gosta te ih provjerite prije slanja u eVisitor.